Van Content Management naar Information Intelligence

No comments »
AUTHOR:
CTO Dell EMC Nederland
CATEGORIES:

Op Momentum Europe in Lissabon ging het vorige week voornamelijk over de toenemende complexiteit in documentbeheer of beter gezegd intelligente informatie. Het ging daar met name over de documentenstromen die voor een belangrijk deel ons informatieverkeer regelen in allerlei processen.

Was vroeger een papieren document gelijktijdig het origineel en de informatiedrager, met de komst van de informatietechniek werd meer en meer de informatie losgekoppeld van de drager zelf. Als ik van een elektronisch document een print maak, is de print niet het origineel, maar slechts een kopie van het elektronische origineel. Tenzij ik er een handtekening opzet, waardoor de print opeens een juridische waarde krijgt. Ik kan dan eventueel dat getekende exemplaar weer scannen, en de digitale scan als origineel bestempelen. Maar ‘ergens’ moet ik dus de originaliteit van de informatie beheren

Omdat we tegenwoordig via internet elkaar vele elektronische documenten doen toekomen, van online bestellingen tot aangiften, van informatieaanvraag tot verslaglegging, is het formele beheer van het origineel, de mogelijke beheerde kopieën en het lot van de onbeheerde kopieën essentieel. Het versiebeheer, weten wanneer een tekstgedeelte in een document van toepassing is, weten wat de geldigheid van documenten ten opzichte van elkaar of van hoger in de structuur liggende documenten is en weten wie verantwoordelijkheid dragen rond het proces van een document is een vak apart.

Omdat vele processen gebaseerd zijn op hun onderliggende documenten en de complexiteit van dat beheer explosief is gegroeid, is automatisering van deze processen onontkomelijk. Het verder automatiseren van documentstromen was dan ook een van de centrale thema’s van Momentum Europe 2010.

Met de komst van cloud computing wordt nog een extra factor aan documentbeheer toegevoegd. Steeds meer documenten leven ‘ergens’ in de cloud, of zijn kopieën van ‘ergens’ in de cloud gevonden informatie. Vooral kenniswerkers halen veel informatie van het web en voegen dat in in hun eigen documenten. Broninformatie en beheer van die broninformatie is essentieel om die gebruikte gegevens hun geldigheid te laten houden. De supply chains van documenten worden steeds langer en dieper. Het compliant houden van de inhoud van de compositie van zo’n document een steeds ingewikkelder proces. Daarom geeft cloud computing zo’n extra dimensie aan documentbeheer. Hoe bewaak ik het end-to-end beheer van documentstromen als deze (deels) via een externe cloudprovider worden geleverd en beheerd?

Kortom, van documentbeheer, via Content Management zijn we intussen in de wereld aanbeland van Information Intelligence. Welke informatie heeft welke waarde en is op welke wijze gerelateerd aan andere informatie. Een complex geheel van gelinkte informatie die elk zijn bron, zijn geldigheid, zijn verantwoordelijken en gebruikers kent.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.